Arbeitszeiten sind nach sieben Tagen vollständig, nicht erst am Monatsende
Heute
Die Stunden stehen auf einem Zettel im Hinterzimmer oder in einer Tabelle und werden am Monatsende für die Lohnabrechnung übertragen. Genau dann fallen die Lücken auf: Der Tag, an dem jemand das Ausstempeln vergessen hat, liegt drei Wochen zurück, und niemand weiß es mehr. Seit dem 30. Dezember 2025 gehören Friseur- und Kosmetikbetriebe zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz; für sie gilt wie für Gastronomie und Bau, und für Minijobber in jedem Betrieb, § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Tag danach aufgezeichnet sein und zwei Jahre vorliegen. Der Zoll prüft, das Bußgeld reicht bis 50.000 Euro.
So könnte es laufen
- 01 Beginn, Pause und Ende kommen so an, wie es im Betrieb passt: als Kurznachricht („bin da", „Feierabend"), am vorhandenen Terminal oder aus der Zeiterfassungs-App Messenger / Terminal / App
- 02 Die Buchungen landen im Zeitkonto, das der Betrieb schon hat: Tabelle, Lohnprogramm oder App. Eine zweite Ablage entsteht nicht Zeitkonto
Bis hierhin kommt auch eine Zeiterfassungs-App
- 03 Jeden Abend wird gegen Dienstplan oder Terminkalender geprüft. Wer eingeteilt war, aber keine vollständige Buchung hat, bekommt noch am selben Tag eine kurze Rückfrage, solange die Erinnerung frisch ist Dienstplan + Messenger
- 04 Am siebten Tag ist der Tag entweder vollständig oder er steht mit Namen auf einer kurzen Liste für die Betriebsleitung, bevor die Frist aus § 17 Mindestlohngesetz abläuft Wiedervorlage
- 05 Zum Monatsende geht die Aufstellung an Lohnbüro oder Steuerberater, in dem Format, das dort gelesen wird. Das Original bleibt zwei Jahre im Archiv und liegt bei einer Kontrolle in Minuten vor Lohnbüro + Archiv
So könnte es laufen. Wie es bei Ihnen tatsächlich läuft, hängt von Ihren Programmen ab — manche sind bereits miteinander verbunden, viele nicht. Was davon bei Ihnen zutrifft, sehen wir uns an, bevor wir etwas vorschlagen.
Grenze, die auf die Seite gehört: Wir bauen den Weg und die Vollständigkeitsprüfung. Welche Zeiten als Arbeitszeit zählen, wie Pausen und Bereitschaft zu bewerten sind und ob Ihr Betrieb unter § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fällt, klären Steuerberater oder Arbeitsrechtler. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nach heutigem Stand nicht; Papier ist zulässig, nur vollständig und fristgerecht muss es sein.
Angenommen wurde hier
- Der Betrieb gehört zu einer Branche nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder beschäftigt Minijobber. Für alle anderen gilt die allgemeine Aufzeichnungspflicht aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, ohne die Sieben-Tage-Frist.
- Es gibt einen Dienstplan oder Terminkalender, aus dem hervorgeht, wer an welchem Tag eingeteilt war. Ohne ihn lässt sich eine fehlende Buchung nicht von einem freien Tag unterscheiden.
- Eine Zeiterfassungs-App, die selbst gegen den Dienstplan prüft und beim Mitarbeiter nachfragt, ist nicht im Einsatz. Den Export ans Lohnbüro bringen viele Apps mit, die tägliche Vollständigkeitsprüfung selten.
Weitere Fälle in „Nachweise & Protokolle“
Ob sich dieser Ablauf bei Ihnen lohnt, hängt davon ab, wie Ihre Programme heute zusammenspielen. Das sehen wir uns an, bevor wir etwas vorschlagen.
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