Anwendungsfälle
Diesen Satz hören wir in fast jedem ersten Gespräch. Für das einzelne Programm stimmt er meistens. Für den Weg zwischen den Programmen selten.
In den meisten Betrieben arbeiten mehrere Programme nebeneinander: eines für Mails, eines für Termine, eines für Angebote und Rechnungen, dazu Bank, Ablage und einige Zettel. Das ist normal und in der Regel auch sinnvoll, weil jedes davon seine Aufgabe gut erfüllt. Zeit kostet meist nicht das einzelne Programm, sondern der Weg dazwischen: Etwas kommt in einem an, muss in einem anderen erfasst und in einem dritten abgelegt werden. Diese Übergänge erledigt jemand von Hand.
Jedes Programm erfüllt seine Aufgabe. Die Übergänge dazwischen müssen Sie manuell erledigen. Und hier steckt das Automatisierungspotenzial.
Bau & Ausbau · Kfz · Dienstleister
Anfragen kommen als Freitext-Mail oder Anruf. Sie werden gelesen, es wird nachgefragt, abends wird getippt. Wenn es voll wird, bleibt die kleine Anfrage liegen. Kundenforen sind voll mit „der Handwerker meldet sich nicht mehr“.
Postfach Leistungskatalog Rechnungsprogramm Angebotsentwurf mit Rückfragen
Hier testbar
Bau & Ausbau · Dienstleister · Branchenübergreifend
Zwischen „Auftrag fertig“ und „Rechnung raus“ vergehen Tage bis Wochen. Das kostet Liquidität und geht im Tagesgeschäft leicht unter.
Kurznachricht Zeiterfassung + Angebot Rechnungsprogramm Versand & Fälligkeit
Branchenübergreifend
Offene Posten werden „bei Gelegenheit“ durchgesehen. Eine Erinnerung zu schreiben ist unangenehm und unterbleibt deshalb oft. Fälliges Geld kommt später oder gar nicht.
Bankkonto Rechnungsprogramm Erinnerung per E-Mail Wiedervorlage
Branchenübergreifend
Rechnungen kommen als strukturierte Datei, als PDF mit eingebetteten Daten, als gewöhnliches PDF und auf Papier. Die einen lassen sich nicht lesen, die anderen nicht auswerten. Seit Anfang 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und aufbewahren können. In einer ZDH-Umfrage von Anfang 2026 unter 1.926 Betrieben hatten rund zwei Drittel schon beim Empfang Schwierigkeiten; teils weicht der Datensatz vom angehängten Sichtbeleg ab.
Postfach / Scanner Rechnungsprüfung Warenwirtschaft Buchhaltung + Archiv
Branchenübergreifend · Dienstleister
Ein Postfach für alles: Anfragen, Rechnungen, Werbung, Rückfragen. Wichtiges geht zwischen Newslettern unter, manches wird doppelt gemacht, anderes vergessen.
Postfach Sortierung nach Inhalt Aufgabenliste Morgenliste
Bau & Ausbau · Kfz · Einzelhandel
Handgeschriebene Zettel und Lieferscheine fahren tagelang im Transporter mit. Abgetippt werden sie später, sofern sie bis dahin nicht verloren gehen.
Handyfoto (WhatsApp) Handschrift lesen Auftrags-/Warenwirtschaft Belegarchiv + Rückfrage
Friseur & Kosmetik · Kfz · Gesundheitshandwerk
Terminwünsche kommen per Nachricht, Anruf und Mail, während gearbeitet wird. Jede Antwort unterbricht die Arbeit.
Messenger (WhatsApp) / Postfach Terminkalender Vorschläge an den Kunden Eintrag oder Übergabe an einen Menschen
Friseur & Kosmetik · Kfz · Gesundheitshandwerk · Gastronomie
Nicht erschienene Kunden kosten den Stuhl, die Hebebühne oder den Tisch eine volle Stunde. Kurzfristig lässt sich die Lücke selten füllen.
Terminkalender Messenger (WhatsApp) / SMS Warteliste Anrufliste am Morgen
Bau & Ausbau · Kfz · Dienstleister
Wer auf der Baustelle steht oder unter dem Auto liegt, geht nicht ans Telefon. Abends stapeln sich Mailbox-Nachrichten, die Hälfte ruft man nie zurück — und der Auftrag geht an den, der zuerst antwortet.
Telefon / Mailbox Spracherkennung Rückrufliste (Aufgaben oder CRM) Kurze Rückmeldung per SMS
Kfz · Einzelhandel · Dienstleister
Ein großer Teil der Anrufe ist dieselbe Frage: Ist mein Auto fertig? Ist die Bestellung da? Sie kommt genau dann, wenn niemand die Hände frei hat.
Messenger / Postfach Auftrags- oder Werkstattsystem Antwort an den Kunden Meldung bei Statuswechsel
Bau & Ausbau · Kfz · Dienstleister
„Ich brauche dringend noch 50 Meter Kabel eineinhalb Quadrat und nochmal 50 zweieinhalb“, als Nachricht von unterwegs, mit Ortsangabe statt Auftragsnummer. Im Büro wird übersetzt, zugeordnet, bestellt und zurückgemeldet, während der Kunde wartet.
Sprachnachricht (WhatsApp) Auftrag + Lieferantenartikel Bestellweg des Großhandels Rückmeldung an den Monteur Materialbuchung → Rechnung
Bau & Ausbau · Kfz · Dienstleister
Prüf- und Wartungsprotokolle, Fotodokumentation verdeckter Leistungen, Übergabeprotokolle, Nachweise gegenüber Auftraggebern. Die Belege entstehen bei der Arbeit ohnehin: als Fotos auf dem Handy, als Notiz, als Messwert. Zum Dokument werden sie abends. In der ZDH-Sonderumfrage zur Bürokratiebelastung von 2023 nannten 54 % der Betriebe Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten als Belastung.
Fotos / Sprachnotiz (WhatsApp) Auftragsverwaltung Protokollvorlage Kunde + Archiv Wiedervorlage im Kalender
Friseur & Kosmetik · Gastronomie · Bau & Ausbau · Branchenübergreifend
Die Stunden stehen auf einem Zettel im Hinterzimmer oder in einer Tabelle und werden am Monatsende für die Lohnabrechnung übertragen. Genau dann fallen die Lücken auf: Der Tag, an dem jemand das Ausstempeln vergessen hat, liegt drei Wochen zurück, und niemand weiß es mehr. Seit dem 30. Dezember 2025 gehören Friseur- und Kosmetikbetriebe zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz; für sie gilt wie für Gastronomie und Bau, und für Minijobber in jedem Betrieb, § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Tag danach aufgezeichnet sein und zwei Jahre vorliegen. Der Zoll prüft, das Bußgeld reicht bis 50.000 Euro.
Kurznachricht / Terminal Zeitkonto (Tabelle oder App) Dienstplan Lohnbüro Nachweis bei Kontrolle
