Aus dem, was ohnehin anfällt, entsteht der Nachweis
Heute
Prüf- und Wartungsprotokolle, Fotodokumentation verdeckter Leistungen, Übergabeprotokolle, Nachweise gegenüber Auftraggebern. Die Belege entstehen bei der Arbeit ohnehin: als Fotos auf dem Handy, als Notiz, als Messwert. Zum Dokument werden sie abends. In der ZDH-Sonderumfrage zur Bürokratiebelastung von 2023 nannten 54 % der Betriebe Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten als Belastung.
So könnte es laufen
- 01 Vom Einsatzort kommen Fotos, eine Sprachnotiz oder ein paar Messwerte Messenger
Bis hierhin kommt auch der Messenger
- 02 Sie werden dem Auftrag zugeordnet und ausgelesen Auftragsverwaltung + KI-Baustein
- 03 Aus der Vorlage des Betriebs entsteht das Protokoll — mit dem, was belegt ist, und einer Lücke für das, was fehlt Protokollvorlage
- 04 Nach Freigabe geht es an Kunde oder Auftraggeber und ins Archiv Postfach + Archiv
- 05 Die nächste fällige Prüfung wird als Wiedervorlage gesetzt Kalender
So könnte es laufen. Wie es bei Ihnen tatsächlich läuft, hängt von Ihren Programmen ab — manche sind bereits miteinander verbunden, viele nicht. Was davon bei Ihnen zutrifft, sehen wir uns an, bevor wir etwas vorschlagen.
Angenommen wurde hier
- Für die Nachweise gibt es eine Vorlage des Betriebs.
- Am Einsatzort entstehen ohnehin Fotos oder Notizen.
- Wiederkehrende Prüfungen haben feste Fristen.
Weitere Fälle in „Nachweise & Protokolle“
- Arbeitszeiten erfassen Arbeitszeiten sind nach sieben Tagen vollständig, nicht erst am Monatsende
Ob sich dieser Ablauf bei Ihnen lohnt, hängt davon ab, wie Ihre Programme heute zusammenspielen. Das sehen wir uns an, bevor wir etwas vorschlagen.
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