Jede Eingangsrechnung nimmt denselben Weg
Heute
Rechnungen kommen als strukturierte Datei, als PDF mit eingebetteten Daten, als gewöhnliches PDF und auf Papier. Die einen lassen sich nicht lesen, die anderen nicht auswerten. Seit Anfang 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und aufbewahren können. In einer ZDH-Umfrage von Anfang 2026 unter 1.926 Betrieben hatten rund zwei Drittel schon beim Empfang Schwierigkeiten; teils weicht der Datensatz vom angehängten Sichtbeleg ab.
So könnte es laufen
- 01 Die Rechnung trifft ein, gleich in welchem Format Postfach / Scanner
- 02 Der strukturierte Teil wird ausgelesen und lesbar gemacht; das Original bleibt unverändert erhalten Buchhaltungssoftware
Bis hierhin kommt auch Ihre Buchhaltungssoftware
- 03 Es wird geprüft, was sich prüfen lässt: stimmen eingebettete Daten und Sichtbeleg überein, rechnet sich die Rechnung, gab es sie schon einmal Prüfregeln
- 04 Sofern Bestellung und Lieferschein zugänglich sind, wird auch sachlich abgeglichen Warenwirtschaft
- 05 Auffälligkeiten kommen auf eine kurze Prüfliste, der Rest geht zur Freigabe und von dort in Buchhaltung und Archiv Buchhaltung + Archiv
So könnte es laufen. Wie es bei Ihnen tatsächlich läuft, hängt von Ihren Programmen ab — manche sind bereits miteinander verbunden, viele nicht. Was davon bei Ihnen zutrifft, sehen wir uns an, bevor wir etwas vorschlagen.
Grenze, die auf die Seite gehört: Wir bauen den Weg und die Prüfungen. Die steuerliche Beurteilung bleibt beim Steuerberater.
Angenommen wurde hier
- Rechnungen kommen gemischt herein: strukturiert, als PDF und auf Papier.
- Bestellungen und Lieferscheine liegen nicht im selben System wie die Rechnungen. Bei manchen Betrieben sind diese Systeme bereits verbunden — dann entfällt dieser Schritt.
- Die Buchhaltung läuft über einen Steuerberater oder eine eigene Software.
Weitere Fälle in „Posteingang & Dokumente“
- Posteingang Der Posteingang sortiert sich vor
- Zettel und Lieferscheine Vom Zettel zum Datensatz: Lieferscheine und Auftragszettel
Ob sich dieser Ablauf bei Ihnen lohnt, hängt davon ab, wie Ihre Programme heute zusammenspielen. Das sehen wir uns an, bevor wir etwas vorschlagen.
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